Sachverhalt/Begründung

In der Sozialhilfeverwaltung des Landratsamtes ist seit vielen Jahren das Fachverfahren „OK.SOZIUS“ der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) im Einsatz. Mittlerweile hat die AKDB dazu als Nachfolgeprodukt mit „OK.JUS“ ein umfassendes Fachverfahren für die Bereiche Jugendhilfe, Sozialhilfe und Wohngeld weiterentwickelt. Über die gesamte Abteilung 5 Familie, Jugend, Bildung wurde dieses bereits in mehreren Schritten umgestellt und kommt dort mittlerweile produktiv zum Einsatz.

Da nun auch OK.SOZIUS aus verfahrenstechnischen Gründen umgestellt werden muss, favorisiert die Sozialhilfeverwaltung in Abstimmung mit der zentralen EDV und Digitalisierung ebenfalls den Umstieg auf dieses Verfahren. Insbesondere begründet sich dies damit, dass die Lösung zufriedenstellend läuft und sich auch die Zusammenarbeit mit der AKDB als öffentlichen Dienstleister bisher grundsätzlich gut bewährt haben. Zudem ist mit OK.JUS eine einheitlich standardisierte interoperable Softwarelösung mit mehreren Schnittstellen zu anderen Verfahren des Hauses gegeben (u.a. Datentransfer zu Haushalts- und Kassenverfahren).

Alternative Verfahrensanbieter wurden durch das Sachgebiet auch im Austausch mit anderen Sozialämtern geprüft und besichtigt, konnten aber im Vergleich nicht überzeugen. Nach Erkundigungen bei anderen Sozialämtern in der Region erwägen diese ebenfalls den Umstieg auf dieses Produkt.

Mit der Migration soll entsprechend, wie in anderen Bereichen des Hauses, der Betrieb in das sog. Outsourcing-Rechenzentrum der AKDB (OSRZ) extern verlagert werden. Mit der Auslagerung der Daten in das BSI ISO27001-zertifiziertes Rechenzentrum erhöht sich nicht nur die IT-Sicherheit und die Gewährleistung des Datenschutzes, sondern führt in der Gesamtbetrachtung zu einem geringeren Betriebs- und Betreuungsaufwand, mit Entlastung des Fachpersonals und durch den Wegfall von zentralen IT-Systemen auch zu einer Verringerung der Sachkosten.

Für die laufende Nutzung des Verfahrens im OSRZ mit den OK.JUS-Modulen „Basissystem, Sozialhilfe, Bildung und Teilhabe, Asylbewerberleistungen, der optionalen Test- und Schulungsumgebung sowie bedarfsweise die Schnittstellen zur E-Akte und Einwohnermeldesystem BayBIS“ entstehen jährlich anfallende Gesamtkosten in Höhe von 32.591,09 € (inkl. 19% MwSt.). Darin enthalten sind sämtliche Kosten der Softwarenutzung und der RZ-Dienstleistungen für Betrieb, Update und Support.

An begleitenden Dienstleistungskosten für die Projektorganisation, Installation, Konfiguration und Schulungen wurde ein zu erwartender Kostenrahmen an einmaligen Kosten in Höhe von bis zu 35.000 € kalkuliert.

Es wird vorgeschlagen die Fachverfahren OK.SOZIUS auf das Fachverfahren OK.JUS.sozial umzustellen und mit dem Softwareanbieter AKDB den entsprechenden Vertrag abzuschließen um eine zeitgerechte Umstellung zu ermöglichen. Als Art des Betriebes soll das Outsourcing (Betrieb im Rechenzentrum der AKDB) gewählt werden.

Beschlussvorschlag:

Der Kreisausschuss beauftragt die Verwaltung, alle erforderlichen Arbeiten, welche für die Programmumstellung notwendig sind, durchzuführen. Ebenfalls wird die Verwaltung ermächtigt, den Vertrag mit der AKDB für das Fachprogramm OK.JUS mit dem Betrieb im Rechenzentrum zu schließen. Die Kosten dafür belaufen sich jährlich auf 32.591,09 € (inkl. 19% MwSt.) und einmalig für Dienstleistungs- und Schulungskosten auf ca. 40.000,00 € (inkl. 19 % MwSt.)