Sachverhalt/Begründung

Aktuell läuft die Einführung des Dokumentenmanagementsystems „enaio“ im SG21 – Ausländeramt. Neben der Einführung der Allgemeinen Schriftgutverwaltung und demnächst der Schnittstellen der Fachprogramme sollen für die Bereiche Aufenthalt, Einbürgerung und Asyl auch die dazugehörigen Bestandsakten verscannt werden.

Diesbezüglich wurden vier Anbieter untersucht, folgende Scanndienstleister waren vor Ort und haben ein Angebot abgegeben:

1.    GTSK, Birkenstraße 19, 85276 Pfaffenhofen a.d.Ilm                         81.943,40 € brutto

2.    Bieter 2, 81543 München                                                                 118.425,23 € brutto

3.    Bieter 3, 81241 München                                                                  143.347,40 € brutto

4.    Bieter 4, 33609 Bielefeld                                                                    180.438,99 € brutto

Die Entscheidung ist zusammen mit dem SG21 - Ausländeramt auf den Scanndienstleister GTSK gefallen, da dieser neben dem wirtschaftlichsten Angebot auch die geforderten Anforderungen erfüllt. Ein weiterer Vorteil ist das die Fa. GTSK die Akten vor Ort verscannt.

Es handelt sich um ca. 8.000 Akten mit insgesamt ca. 2.000.000 Blatt, die genaue Abrechnung erfolgt nach Aufwand und tatsächlicher Anzahl der Akten/Blätter.

Für die Bereiche Integration und Asyl stellt das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration den Landratsämtern Mitte 2024 eine einmalige Integrations-, Asyl- und Digitalisierungspauschale in Höhe von 120 Mio. EUR zur Verfügung.

Die zu verteilende Gesamtsumme wird nach der sog. „Ist-Quote“ auf die Landkreise aufgeteilt, der Auszahlungsbetrag für das Landratsamt Pfaffenhofen beträgt somit 1.200.000 €.

Zweckgemäße Ausgaben im Bereich Digitalisierung der unteren Ausländerbehörden

sind sämtliche Ausgaben zur Realisierung digitaler, automatisierter, medienbruchfreier

und standardisierter Arbeitsprozesse. Hierzu gehören insbesondere die elektronische

Aktenführung, die Vereinfachung und Beschleunigung des Verwaltungsverfahrens

durch digitale Lösungen sowie die Optimierung der medienbruchfreien und

automatisierten zwischenbehördlichen und länderübergreifenden Datenübermittlung.

Die Kosten für die Aktenverscannung des Ausländeramtes des Landratsamt Pfaffenhofen können somit durch die Digitalisierungspauschale gedeckt werden.

Beschlussvorschlag:

Die Firma GTSK – Gesellschaft für Technische Softwareentwicklung und Konzeption mbH erhält den Auftrag zur Verscannung der Akten im SG21 – Ausländeramt zum Gesamtpreis von 81.943,40 € brutto. Die genaue Abrechnung erfolgt nach Aufwand und tatsächlicher Anzahl der Akten/Blätter.