Sachverhalt/Begründung

Sachverhalt/Begründung

Seit 03.05.2021 werden die Sitzungen des Kreistags via Live-Stream auf der Homepage und der Facebook-Seite des Landkreises übertragen. Zudem wurden die Sitzungen für zwölf Monate auf der Homepage des Landkreises archiviert. Die archivierten Sitzungen sind mit Untertiteln versehen und somit barrierefrei zugänglich. Die Auftragsvergabe für den Live-Stream erfolgte befristet bis zum 29.02.2024.

Aufgrund der Abwicklung des unten näher erläuterten Vergabeverfahrens hat sich die Entscheidung über die Fortsetzung des Live-Streams verzögert. Der Kreistag entscheidet daher nun über eine Fortführung ab dem 01.05.2024.

Bei der Auftragsvergabe handelt es sich um die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen. Ab dem 1. Januar 2025 gilt für den Direktauftrag für die Vergabe von Kommunen im Anwendungsbereich der UVgO / Haushaltsrecht / VOL/A eine Wertgrenze von 5.000 EUR netto. Bei Aufträgen über diesem Schwellenwert ist ab 2025 eine Verhandlungsvergabe bzw. eine freihändige Vergabe zwingend notwendig. Bis zum 31.12.2024 gilt befristet ein Schwellenwert von 25.000 EUR netto.

Im Hinblick auf eine sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung wurde im Vorgriff auf die künftig geltenden Vergaberegelungen bereits jetzt eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 31 Abs. 2 KommHV-K i. V. m. Nr. 1.2.5 der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern und für Integration über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich durchgeführt.

Nach einer Markterkundung wurden fünf Anbieter in der Region 10 kontaktiert und um die Abgabe eines Angebots gebeten. Die zu erfüllenden Anforderungen an die Unternehmen ergaben sich aus den Erfahrungen der letzten Jahre seit Einführung der Echtzeitübertragung.

Von zwei Anbietern wurde ein Angebot abgegeben:

Bieter 1:

Fa. Frey & Graf GmbH und Co. KG, Am Wasserturm 14b, 85131 Pollenfeld – Preith

Preis pro Sitzung: 947,48 EUR brutto.

Manuelle Nachbearbeitung der autom. Transkription pro Aufzeichnungsstunde: 71,40 EUR brutto

Hosting / Streaming Server - Deutschland pro Monat: 124,95 EUR brutto

Bieter 2:

85276 Pfaffenhofen a.d.Ilm

Pauschalpreis pro Sitzung: 1.654,10 EUR brutto

Drei Anbieter gaben kein Angebot ab.

Nutzerzahlen im Jahr 2023:

Tatsächliche Kosten im Jahr 2023:

Für die Live-Übertragung (inkl. Archivierung) der Kreistagssitzungen sind im Jahr 2023 Gesamtkosten in Höhe von 9.924,60 € angefallen.

Voraussichtliche Kosten im Jahr 2024:

Bei einer Annahme des Angebots des Fa. Frey & Graf GmbH und Co. KG und ausgehend von sechs Kreistagssitzungen pro Jahr belaufen sich die jährlichen Kosten auf 7.184,28 € brutto. Dieser Preis umfasst neben den Kosten für den Live-Stream auch die Kosten für die Archivierung inkl. automatischer Untertitelung und die Kosten für das Hosting / Streaming auf einem Server in Deutschland. Bei einer manuellen Nachbearbeitung der Transkription werden 71,40 € brutto pro Aufzeichnungsstunde berechnet. Aus Sicht der Verwaltung wird empfohlen, die manuelle Nachbearbeitung der Untertitelung in Anspruch zu nehmen. Bei einer durchschnittlichen Aufzeichnungsdauer von 2 Stunden je Sitzung erhöhen sich die jährlichen Gesamtkosten dadurch auf insgesamt 8.041,08 €.

Weiter wird darüber informiert, dass aufgrund einer Änderung der rechtlichen Vorgaben in der Bayerischen Landkreisordnung zum 01. Januar 2024 eine Archivierung der aufgezeichneten Sitzungen für 12 Monate, wie dies bisher praktiziert wurde, nicht mehr zulässig ist. Die Aufzeichnungen stehen daher nur noch bis zum Ende der nächsten Sitzung zur Verfügung, sofern die darauffolgende Sitzung nicht innerhalb von sechs Wochen stattfindet. Ansonsten beträgt die zulässige Archivierungsdauer sechs Wochen (vgl. Art. 46 Abs. 4 Sätze 2 bis 4 LKrO).

Beschlussvorschlag:

Der Kreisausschuss empfiehlt dem Kreistag zu beschließen:

Alle Kreistagssitzungen werden per Live-Stream auf der Homepage sowie auf der Facebook-Seite des Landkreises übertragen. Die Firma Frey & Graf GmbH & Co. KG erhält den Auftrag für die Live-Stream-Übertragung inkl. Archivierung, manueller Nachbearbeitung der Transkription und Hosting / Streaming auf einem Server in Deutschland für voraussichtliche Gesamtkosten von 8.041,08 € (brutto) pro Jahr gemäß des Sachvortrags.

Der Auftrag wird für den Zeitraum 01.05.2024 bis 30.04.2025 vergeben. Im Frühjahr 2025 entscheidet der Kreistag erneut über eine Fortsetzung des Live-Streams.