Sachverhalt/Begründung

Der Kreistag hat am 14.12.2020 auf Antrag der Fraktion des Bunten Bündnisses beschlossen, für das Landratsamt Richtlinien zur nachhaltigen Beschaffung und Vergabe zu erarbeiten.

Die CSU-Fraktion im Kreistag hat am 12.12.2020 den Antrag gestellt, den Grundsatzbeschluss über nachhaltige Beschaffung auszuweiten und eine zentrale Vergabestelle für das Landratsamt einzurichten.

Zur Umsetzung des Kreistagsbeschlusses wurden folgende Maßnahmen ergriffen:

Richtlinien für nachhaltige und regionale Beschaffung

- Fachlicher Austausch:

Zwischenzeitlich fand ein fachlicher Austausch innerhalb des Landratsamtes zwischen der Hauptverwaltung und der Fachstelle für Energie- und Klimaschutz sowie zwischen der Abteilungsleitung 1, der Hauptverwaltung und Frau Schnapp als weiterer Stellvertreterin des Landrats statt.

- Erhebung des Ist-Zustandes bei Beschaffungen und Vergaben im Landratsamt:
Derzeit werden Beschaffungen durch das SG 10 –Hauptverwaltung, das SG 11 –Kreisfinanzen, Kreiseigener Hochbau und das SG 12 –Kreiseigener Tiefbau durchgeführt.

Daneben wurde einer Vielzahl von Organisationseinheiten (z.B. Schulleitungen, Techniker Hochbauverwaltung, Kreisbrandinspektion) die Befugnis gegeben, Aufträge bis zu einer festgelegten Wertgrenze zu erteilen.

Prüfung der Einrichtung einer zentralen Vergabestelle

- Informationsaustausch mit anderen Landratsämtern, insbesondere dem Landratsamt Altötting:

Im Landratsamt Altötting ist eine zentrale Vergabestelle als Stabstelle der Abteilungsleitung Haupt- und Finanzverwaltung eingerichtet. Die zentrale Vergabestelle ist für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen über 25.000 Euro zuständig. Vergaben unter diesem Wert erfolgen in den fachlich verantwortlichen Sachgebieten. Umfasst werden Liefer- und Dienstleistungen für das Landratsamt, inkl. dem Bereich der IT, für die Schulen, Liegenschaften und die Schülerbeförderung. Ausgenommen sind Vergaben für Bauleistungen und den Katastrophenschutz. Darüber hinaus ist die Vergabestelle beratend für die Sachgebiete zuständig, stellt Handreichungen und Formulare z.B. für Leistungsverzeichnisse, Vergabeverfahren zur Verfügung, führt Plausibilitätsprüfungen durch und sichert ein Qualitätsmanagement für das Vergabewesen im Landratsamt. Die Vergabestelle ist aktuell mit 2,3 Stellen ausgestattet.

- Erhebung des Sachstands in der Region:

Landkreis Dachau:

Aktuell keine Vergabestelle, diese soll 2022/2023 aus der bestehenden

Submissionsstelle entwickelt werden. Hierfür wird im Stellenplan sukzessive zusätz-

liches Personal eingeplant.

Beschaffungsrichtlinien gibt es derzeit nicht, angedacht ist künftig bei größeren

Beschaffungen eine „Nachhaltigkeitsbewertung“ vorzuschreiben. Arbeitsgruppe aus

Kreisräten und Verwaltung soll Richtlinien erarbeiten.

Landkreis Freising:

Seit ca. 2 Jahren gibt es eine Vergabestelle. Die Leitung hatte bisher der jeweilige Abteilungsleiter der Abteilung „Recht“ inne (jur. Staatsbeamter). Um künftig Kontinuität zu gewährleisten wird demnächst eine Leitungsstelle in EG 12/A 13 besetzt. Darüber hinaus sind künftig 6 – 7 Sachbearbeiterstellen der 2. und 3. QE geplant.
Alle Vergaben sollen künftig über die Vergabestelle abgewickelt werden.

Beschaffungsrichtlinien sind geplant, sollen von der Leitung der Vergabestelle in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung „Recht“ erarbeitet werden.

Landkreis Eichstätt:
Derzeit keine Vergabestelle eingerichtet und auch künftig nicht angedacht.

Alle Vergaben erfolgen dezentral. Das Sachgebiet „Hochbau des Landkreises“ unterstützt die dezentralen Beschaffungsstellen bei den Vergaben. Das Sachgebiet soll künftig personell verstärkt werden. Beschaffungsrichtlinien existieren nicht.

Landkreis Neuburg-Schrobenhausen

Die Vergabestelle ist derzeit im Aufbau. Aktuell ist die Vergabestelle als Arbeitsbereich in der Kreisfinanzverwaltung angesiedelt. Derzeit werden die Beschaffungen von den Bedarfsstellen durchgeführt. Die personelle Ausstattung ist mit 2,0 Vollzeitstellen geplant. Beschaffungsrichtlinien existieren nicht.

Der Aufgabenbereich einer Vergabestelle im Landratsamt Pfaffenhofen könnte umfassen:

-      Regelmäßige Überarbeitung von Richtlinien zur nachhaltigen Beschaffung. Durchführung von Abstimmungsgesprächen mit den Tochtergesellschaften des Landkreises mit dem Ziel einer einheitlichen Beschaffungspraxis.

-      Zentrale Durchführung aller Vergaben des Landratsamtes. Darunter fallen z.B. EDV-Bedarf, Fahrzeuge, Bürobedarf, Büroausstattung, Dienstleistungen.
Ausnahme: Vergaben, die im Rahmen von Hoch- und Tiefbaumaßnahmen anfallen.

-      Auswahl eines Submissionsbüros und Zusammenarbeit mit diesem, sofern die Beauftragung aufgrund der besonderen Schwierigkeit und Bedeutung der Vergabe notwendig ist.

-      Schulung und Beratung der Bedarfssachgebiete, welche die Leistungsbeschreibung als Grundlage für eine ordnungsgemäße Ausschreibung liefern.

-      Beratung der kreisangehörigen Gemeinden zu Vergabeverfahren

Zeitlicher Ablauf:

-      Aktuell laufen weiterhin Abstimmungsgespräche in der Verwaltung.

-      Ein erster Entwurf der Richtlinien zur nachhaltigen und regionalen Beschaffung soll im 1. Quartal 2022 den Fraktionen vorgelegt werden.

-      Die Errichtung der Zentralen Vergabestelle (als Sachgebiet in der Abteilung 2) und seine personelle Ausstattung wird für das 2. Halbjahr 2022 vorgemerkt.

Der Kreistag nimmt die Information zur Erstellung der Richtlinien über nachhaltige und regionale Beschaffung sowie die Einrichtung eines Sachgebietes „Zentrale Vergabestelle“ zur Kenntnis.