Sachverhalt/Begründung

Zur Umsetzung der Digitalisierung ist begleitend die nachhaltige Beschreibung/Analyse/Anpassung der jeweiligen Verwaltungsabläufe (Geschäftsprozesse) notwendig. Um dies möglichst effizient und standardisiert zu dokumentieren und zu modellieren, empfiehlt sich der Einsatz einer speziell auf die Belange der öffentlichen Verwaltung abgestimmte Prozessmanagement-Software. 

Nach gezielter Markterkundung und Umfragen bei anderen Behörden wurden durch das Projektmanagement Digitalisierung 3 Anbieter näher beleuchtet.

Die Mindestleistungsanforderungen dazu sind:

-      48-monatige Vertragslaufzeit zur Abdeckung der geplanten Projektlaufzeit

-      4 Prozess-Modellierer-Lizenzen

-      Ähnliche Betrachter-Lizenz Ausstattung

(Weitere Features sind produktabhängig).

1.    Das Produkt „Picture“, Fa. PICTURE GmbH, 48147 Münster

Gesamtkosten über 48 Monate in Höhe von 40.870,98 € (Brutto)

Bei Abschluss eines 4-Jahres-Vertrages (aktuell längst möglicher Zeitraum für einen Abschluss) wird ein Preisrabatt gewährt. Kostenfrei erhält das LRA zusätzlich einen sog. Einrichtungsservice, d.h. Strukturdaten wie bspw. Organigramme, IT-Fachverfahren etc. werden eingespielt, damit über die Prozesse darauf referenziert werden kann. Normalerweise entstünden dafür einmalige Kosten in Höhe von 1.136,80 € (Brutto). Zudem erhält das LRA ebenfalls kostenfrei ein Einsteigerset für die Arbeit mit der PICTURE-Methode in Mitarbeiter-Workshops. Normalerweise entstünden dafür einmalige Kosten in Höhe von 462,84 € (Brutto).

Das uns vorliegende Angebot ist noch bis 31.07.2020 gültig.

2.    Das Produkt „Signavio“, Fa. Signavio GmbH, 10787 Berlin

Gesamtkosten über 48 Monate in Höhe von 29.222,72 € (Brutto)

Das uns vorliegende Angebot ist noch bis 31.07.2020 gültig.

3.    Das Produkt „MindManager“, Fa. Mindjet LLC/Fa. CanCom GmbH, 89343 Scheppach

Gesamtkosten über 48 Monate in Höhe von 499,03 € (Brutto)

Bewertung der Produkte

Das Produkt „MindManager“ ist vom Umfang und hinsichtlich der Unterstützung nicht leistungsfähig genug. Grundsätzlich haben sich nur die Produkte „Signavio“ und „Picture“ als brauchbar erwiesen.

Aufgrund der Feature „improve-Mitgliedschaft für Prozessnetzwerk u. Schulungsflatrate“ und „Portalmodul-Lizenz“ und den nachfolgenden Leistungsvorteilen

-      auf die Bedürfnisse von Verwaltungen abgestimmtes Leistungsspektrum

-      Möglichkeit zur Mitnutzung eines vorhandenen Prozessportfolios im Zuge einer Austauschplattform innerhalb der Nutzergemeinschaft

sowie Möglichkeit zur Anbindung des KGSt-Prozesskatalogs

-      Möglichkeit zur Vermeidung von Doppelarbeiten durch Exportmöglichkeit erstellter Abläufe in DMS-Systeme zur Erstellung von Workflows

wird durch das Projektmanagement Digitalisierung trotz der höheren Kosten das Produkt

„Picture“ favorisiert.

Es wird daher vorgeschlagen, die Prozessmanagement-Software „Picture“ bei der Fa. PICTURE GmbH, 48147 Münster, zu Gesamtkosten über die 4-jährige Vertragslaufzeit in Höhe von 40.870,98 € (Brutto) zu beschaffen und den beiliegenden Auftrag zu unterzeichnen.

Die Zuständigkeit für diese Auftragsvergabe liegt auf Grund der Auftragssumme beim Kreisausschuss. Dieses Geschäft ist jedoch unaufschiebbar, um baldmöglichst die nötigen Vorarbeiten zum Einstieg in das Prozessmanagement – Digitalisierung vornehmen zu können. Eine Eilentscheidung des Landrats gemäß Art. 34 Abs. 3 LKrO und § 46 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Kreistages Pfaffenhofen a.d.Ilm ist daher erforderlich.

Die Eilentscheidung ist dem Kreisausschuss gem. § 46 Abs. 2 GeschO in seiner nächsten Sitzung bekanntzugeben.

Der Kreisausschuss nimmt die Information zur Kenntnis.