Sitzung: 12.10.2020 Kreisausschuss
Vorlage: 2020/3657
Sachverhalt/Begründung
Die Verwaltung von Inventargegenständen (Arbeitsgeräte, Möbel, Fahrzeuge u.s.w.) wurde bisher mit verschiedenen Fachanwendungen und unterschiedlichen Anforderungen vorgenommen. Die Bewirtschaftung von Liegenschaften (Flächen, Gebäude, Räume) wurde bisher weitgehend ohne nennenswerte Softwareunterstützung durchgeführt.
Es soll nun mit einer neuen Fachanwendung ein ganzheitlicher und durchgängiger Ansatz zum Ressourcenmanagement aller oben genannter Objekte gefunden werden. Durchgängig sollen dabei alle Ressourcen der Landkreisbehörde von der Anforderung des Beschäftigten, bis hin zur Ausgabe des Gegenstands, samt durchgeführter Wartungen im laufenden Tagesgeschäft des internen Servicebetriebs und nachvollziehbar über den gesamten Produktzyklus dokumentiert und verwaltet werden können.
Dabei sollen die zunehmenden Komplexitäten und Zusammenhänge der Gegenstände untereinander abgebildet und zusammen mit gesetzlichen Prüfpflichten und weiter zunehmenden Dokumentationspflichten aus Gebäudesicherheit, Arbeitssicherheit und Informationssicherheit mit einer Lösung zu einer gesamten Betriebssicherheit zusammengeführt werden. Der Servicebetrieb kann durch ein Ticketsystem ergänzt werden.
Nach eingehender Erkundung und Überprüfung der am Markt befindlichen Produkte, für eine zeitgemäße digitale Lösung in Form eines sog. CAFM-Systems (Computer-Aided Facility Management; computerunterstützte Anlagenverwaltung) wurden im Zuge des Auswahlprozesses folgende Firmen und deren Produkte auf Eignung überprüft:
1.
Das Produkt „FAMOS“, Fa. Firma Kessler Solutions GmbH,
D-04105 Leipzig
Einmalige Anschaffungs-
und Bereitstellungskosten in Höhe
von 49.149,20 €
(inkl. 16% MwSt.)
Laufende Betreuung- und Softwarepflegekosten
entstehend in Folge jährlich
in Höhe von 8.122,32 € (inkl. 16% MwSt.).
2.
Das
Produkt „Asset.Desk“, Fa. FCS
Fair Computer Systems GmbH, D-90482 Nürnberg
Einmalige
Anschaffungs- und Bereitstellungskosten in Höhe
von 25.067,60 €
(inkl. 16% MwSt.)
Laufende Betreuung- und Softwarepflegekosten
entstehend in Folge jährlich
in Höhe von 3.770,00 € (inkl. 16% MwSt.)
3.
Das
Produkt „Vajasoft-AMS“, Fa. Vajasoft, D-01099 Dresden
Einmalige
Anschaffungs- und Bereitstellungskosten in Höhe
von 13.270,40 €
(inkl. 16% MwSt.)
Laufende Betreuung- und Softwarepflegekosten
entstehend in Folge jährlich
in Höhe von 1.336,32 € (inkl. 16% MwSt.)
Bewertung der Produkte
Das Produkt „FAMOS“ ist hinsichtlich Leistungsumfang und der
mitgelieferten Zusatzmodule (DIN-Normen u.v.m.)
deutlich umfangreicher als die beiden anderen Lösungen.
Es überzeugte in der Präsentation der Produktvorstellung alle
beteiligten Fachbereiche des Hauses. Neben allen implementierten und laufend
gepflegten BIM, FM, Prüf- und Wartungspflichten inkl. Dokumentation überzeugte
die Software als einzige im umfangreichen Anspruch einer ganzheitlichen und
umfassenden Ressourcenmanagement-Lösung.
Die beiden
Alternativen sind weitgehend lediglich Inventarverwaltungsprogramme ohne
weitere Ausbaumöglichkeit zu einem kompletten Service-Desk (mit Ticketsystem)
und somit inhaltlich nicht tatsächlich vergleichbar. Die Ergebnisse
blieben weit hinter denen der Firma Kessler Solutions zurück bzw. erwiesen sich
als gänzlich ungeeignet.
Andere Alternativen konnten bei der Markterkundung nicht identifiziert
werden.
Für die Firma Keßler sprechen zudem der breite Einsatz im kommunalen Sektor sowie der bestehende Rahmenvertrag mit dem Freistaat Bayern, zum Zwecke „alle Verwaltungen einheitlich mit einer Software für die Gebäudebewirtschaftung auszustatten“. Zudem gewährt Keßlersolutions exclusiv ein vollständiges Rückgaberecht mit Erstattung innerhalb von
30 Tagen ab dem Kick-off-Datum, sollte die Software die gesteckten Erwartungen und Ziele nicht erfüllen.
Trotz der doch deutlich höheren Kosten wird das Produkt „FAMOS“
einhellig im Hause favorisiert. Das Preis- Leistungsverhältnis ist durchaus
angemessen und dadurch auch wirtschaftlich vertretbar.
Von Seiten des Sachgebiets EDV
und Digitalisierung wird daher vorgeschlagen, die Ressourcenmanagement-Software
„FAMOS“ bei der Firma Kessler Solutions GmbH,
D-04105 Leipzig zu einmaligen Gesamtkosten für Anschaffung- und Bereitstellung in Höhe von 49.149,20 € (inkl. 16% MwSt.) sowie jährlichen Betreuungs- und Softwarepflegekosten i.H.v. 8.122,00 € Brutto zu beschaffen und den Auftrag zu erteilen.
Beschlussvorschlag:
Die Ressourcenmanagement-Software „FAMOS“ wird bei der Firma Kessler Solutions GmbH, D-04105 Leipzig zu einmaligen Gesamtkosten für Anschaffung- und Bereitstellung in Höhe von 49.149,20 € (inkl. 16% MwSt.) beschafft und der Auftrag erteilt.
Beschluss:
Die Ressourcenmanagement-Software „FAMOS“ wird bei der Firma Kessler Solutions GmbH, D-04105 Leipzig zu einmaligen Gesamtkosten für Anschaffung- und Bereitstellung in Höhe von 49.149,20 € (inkl. 16% MwSt.) beschafft und der Auftrag erteilt.
Anwesend: 12
Abstimmung:
Ja-Stimmen: 12
Nein-Stimmen: 0