Sachverhalt/Begründung

Das Hauptgebäude des Landratsamts Pfaffenhofen wird derzeit von der Firma MBR Gebäudemanagement GmbH, Kanalstr. 33, 85123 Karlskron gereinigt. Die Liegenschaft umfasst insgesamt 9.767,81 m². Diese Firma erbringt bereits seit mehreren Jahren für den Landkreis Reinigungsleistungen und ist in verschiedenen Objekten des Landkreises tätig.

Bei einer Durchsicht der Unterlagen wurde festgestellt, dass mit der Fa. MBR hinsichtlich der Liegenschaft Hauptplatz 22, 85276 Pfaffenhofen kein Reinigungsvertrag besteht.

Dies lässt sich wie folgt erläutern:

Die Vorgängerfirma der Fa. MBR war die Fa. Meder, welche dann in MBR übergegangen ist. Im Zuge der Fluktuation des eigenen Reinigungspersonals durch Renteneintritt, wurden daher der Fa. Meder die jeweiligen Bauteile in gewissen zeitlichen Abschnitten zur Reinigung übertragen.

Als die Fa. MBR die Unterhaltsreinigung übernommen hat, sind die Reinigungsleistungen weiterhin ordnungsgemäß erbracht worden und die Leistung wurde durch den Landkreis bezahlt. D. h. der Vertrag basierte auf konkludentem Handeln beider Vertragspartner. Der Aspekt eine schriftliche Vereinbarung mit MBR nachzuholen wurde bei der Übernahme nicht berücksichtigt.

Um die Schriftform nachzuholen, ist ein schriftlicher Vertrag zu unterzeichnen. Als jährliche Auftragssumme werden 111.098,40 € vertraglich festgelegt. Daher ist eine Entscheidung des Kreisausschusses erforderlich. Die monatlichen Kosten betragen 9.258,20 €. Eine Gegenüberstellung mit vergleichbaren Liegenschaften des Landkreises, lässt diesen Preis als marktüblich erscheinen.

Die jährlichen Kosten der Fa. MBR von 111.098,40 € entsprechen 3,3 Vollzeitkräften. Zusätzlich ist eine eigene Kraft mit einem Zeitanteil von 0,5 bis zum Renteneintritt beschäftigt.

Wie o. a. ist die Fa. MBR bereits seit einigen Jahren für den Landkreis tätig. Die Leistungen werden zuverlässig erbracht und bisher gab es keinerlei Anlass zu Beanstandungen. Des Weiteren wurde mit MBR abgestimmt, dass bereits ab 01.04.2021 gemäß den vereinbarten Konditionen abgerechnet werden soll.

Die Vertragslaufzeit ist bis zum 31.12.2022 befristet. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn er nicht 3 Monate vor Ablauf des Kalenderjahres gekündigt wird.

Es wird vorgeschlagen, mit der Fa. MBR einen schriftlichen Reinigungsvertrag abzuschließen, welcher rückwirkend ab dem 01.04.2021 in Kraft treten soll. Im Haushaltsplan 2021 stehen die entsprechenden Haushaltsmittel zur Verfügung.

Beschlussvorschlag:

Es wird ein schriftlicher Reinigungsvertrag mit der Firma MBR mit jährlichen Kosten in Höhe von 111.098,40 € abgeschlossen.

Entsprechende Haushaltsmittel sind im Kreishaushalt 2021 vorhanden.