Sitzung: 29.11.2021 Kreisausschuss
Vorlage: 2021/3929
Sachverhalt/Begründung
Das Landratsamt Pfaffenhofen hat zum Ziel mit dem Projekt
Dokumentenmanagementsystem (DMS) im gesamten Haus eine digitale
Dokumentenverwaltung und elektronische Aktenführung einzuführen.
Das Landratsamt will
die Digitalisierung dazu nutzen, um sein Angebot an Informationen und
Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen noch stärker
an deren Kundenbedürfnissen auszurichten. Ein wesentlicher Bestandteil von
behördlichen Dienstleistungen ist die Dokumentation der zugrundeliegenden
Vorgänge u. a. in Form von Akten. Dadurch wird die Transparenz und Nachvollziehbarkeit
des Verwaltungshandelns sichergestellt.
Die elektronische
Aktenführung unterstützt die Verwaltungszusammenarbeit auch über Verwaltungsebenen
und Behördengrenzen hinweg. Die Bundesverwaltung sowie die bayerische
Staatsverwaltung haben sich durch das E-Government-Gesetz verpflichtet, die elektronische
Aktenführung einzuführen.
Das Landratsamt
verbindet daher mit der hausweiten Einführung der elektronischen Aktenführung
folgenden Ziele und Vorteile:
·
Behördliche
Vorgänge werden – wo sinnvoll möglich und rechtlich zulässig – digital abgebildet
und dokumentiert. Elektronische Aktenführung beinhaltet sowohl die digitale
Ablage von Akten (Schriftgutverwaltung) als auch die digitale Bearbeitung von
Vorgängen (Workflows). Die gesamte Kommunikation zu einem Vorgang – ganz gleich
über welchen Kanal sie erfolgt – kann in der elektronischen Akte
zusammengefasst werden und ist an einer Stelle auffindbar. Die elektronische
Aktenführung soll die papierbasierte Arbeit mit Akten im Landratsamt
Pfaffenhofen langfristig ablösen und somit auch zu einer deutlichen Reduzierung
des Papierverbrauchs beitragen.
·
Die
Ablage und Archivierung elektronischer Akten unterstützt die
bereichsübergreifende bzw. standortweite Zusammenarbeit durch technische und
organisatorische Maßnahmen zur Förderung der Interoperabilität. Es entstehen
keine Verzögerungen durch den Transport von Papierdokumenten. Auch die
Ergebnisse digitaler Vorgangsbearbeitung wie z. B. Bescheide können –
rechtliche Grundlagen vorausgesetzt – digital bereitgestellt werden.
·
Elektronische
Akten und die darin enthaltenen Informationen können mithilfe entsprechender Suchwerkzeuge
schnell aufgefunden und zugänglich gemacht werden, bspw. um berechtigten Bürgerinnen
und Bürgern online Akteneinsicht zu gewähren oder als Grundlage für
Führungsentscheidungen. Zusammenhänge zwischen verschiedenen Akten können digital
hergestellt, dokumentiert und nachvollzogen werden.
·
Die
Arbeit mit elektronischen Akten soll sich effektiv in die digitale
Arbeitsumgebung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamt einfügen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben auch mobil Zugriff auf elektronische
Akten von verschiedenen Orten aus, sei es unterwegs oder im Home-Office.
In einzelnen
Bereichen wird schon heute die E-Akte auf der Basis eines
Dokumentenmanagementsystems produktiv eingesetzt, mit der Einbindung von
Fachverfahren die im unterschiedlichem Umfang Funktionalitäten der elektronischen
Aktentführung beinhalten.
Um für das
Landratsamt die bestmöglichste und effektivste Lösung zu finden, wurde von Mai
2021 – Oktober 2021 eine EU-weite Ausschreibung durchgeführt mit Unterstützung
durch die externe Beraterfirma Zöller & Partner. Die Vergabeentscheidung
fiel am 02.11.2021 auf die Firma Optimal System aus Hannover für das Produkt
„Enaio“. Diese konnte unsere Anforderungen aus dem Anforderungs- und
Leistungskatalog im gewünschten Umfang erfüllen sowie in der Bieterpräsentation
überzeugen.
Das Angebot der
Optimal System war zudem auch das wirtschaftlichste Angebot.
Die Einführung des
Dokumentenmanagementsystems soll in 4 Bereichen (SG 14 – EDV &
Digitalisierung + Zentrale Scanstelle, SG 61 - Staatl. Rechnungsprüfungsstelle,
Kreisrechnungsprüfungsamt, Abfallwirtschaftsbetrieb) als Pilotprojekt gestartet
werden, um Erfahrungen zu sammeln, und soll dann sukzessive im ganzen Haus
eingeführt werden.
Kosten:
Die Kosten belaufen
sich auf 362.493,13 € brutto für 48 Monate.
Im Folgenden beinhaltet
das Preisangebot der Optimal System (48 Monate):
-
75
Lizenzen (Pilotphase)
-
Wartungspreise
für 75 Lizenzen (Kosten pro Jahr)
-
Lizenzausbau
(Lizenzen für das ganze Haus)
-
Wartungspreis
Lizenzausbau (Wartungskosten für alle Lizenzen pro Jahr)
-
Dienstleistungspreis
(Pilotphase)
Kostenplan:
Optimal System |
|
|||
|
Lizenzkauf
jahresbezogen |
Wartung jahresbezogen |
Gesamtkosten |
|
1.
Jahr |
33.038,86
€ |
4.757,60
€ |
37.796,46
€ |
|
2.
Jahr |
14.548,25
€ |
11.042,44
€ |
25.590,69
€ |
|
3.
Jahr |
14.548,25
€ |
11.042,44
€ |
25.590,69
€ |
|
4.
Jahr |
14.548,25
€ |
11.042,44
€ |
25.590,69
€ |
|
= Lizenzen/Wartung 4 Jahre |
|
|
114.568,51 € |
|
+
Dienstleistungskosten |
|
|
247.924,60
€ |
|
= Lizenzen/Wartung
/Dienstleistungen 4 Jahre |
|
|
362.493,13 € |
|
Die
Dienstleistungskosten setzen sich wie folgt zusammen:
Allgemeine
Projekttätigkeiten |
6.460,00
€ |
Inbetriebnahme
DMS (Basisinstallation
/ Serverkomponenten, Client-Komponenten) |
29.250,00
€ |
Projektumsetzung
|
31.190,00
€ |
Schulungen
(Mitarbeiterschulungen,
Multiplikatorenschulungen, Adminschulungen, Schulung zentrale Scanstelle) |
28.100,00
€ |
Abrufkontingente
(optional nach Bedarf und Projektverlauf) |
51.700,00
€ |
Schulungen
für alle Anwender und Entwicklungsumgebungsschulung |
61.640,00
€ |
Preis netto |
208.340,00 € |
+
19% MwSt. |
39.584,60
€ |
Preis brutto |
247.924,60 € |
Nach der Pilotphase
fallen die jährlichen Wartungskosten entsprechend tatsächlicher Nutzerzahlen
an. Abhängig vom Projektverlauf und von den Anforderungen der weiteren
anzuschließenden Organisationseinheiten fallen zusätzliche Dienstleistungskosten
und/oder durch eigene Umsetzung vorübergehend Personalkosten an.
Beschlussvorschlag:
Die Firma Optimal System erhält den Auftrag zur
Einführung und Betrieb des Dokumentenmanagementsystems für das Landratsamt
Pfaffenhofen und den Eigenbetrieb Abfallwirtschaftsbetrieb Pfaffenhofen bis zu
einem Gesamtpreis von 362.493,13 € (brutto) für 48 Monate.
Somit ergeben sich folgende geplante Kosten pro
Jahr:
Jahr |
Lizenzkauf / Jahr |
Wartung / Jahr |
Dienstleistung |
Gesamtkosten |
2022 |
33.038,86 € |
4.757,60 € |
113.050,00 € |
150.846,46 € |
2023 |
14.548,25 € |
11.042,44 € |
80.000,00 € |
105.590,69 € |
2024 |
14.548,25 € |
11.042,44 € |
54.874,60 € |
80.465,29 € |
2025 |
14.548,25 € |
11.042,44 € |
|
25.590,69 € |
Beschluss:
Die Firma Optimal System erhält den Auftrag zur
Einführung und Betrieb des Dokumentenmanagementsystems für das Landratsamt
Pfaffenhofen und den Eigenbetrieb Abfallwirtschaftsbetrieb Pfaffenhofen bis zu
einem Gesamtpreis von 362.493,13 € (brutto) für 48 Monate.
Somit ergeben sich folgende geplante Kosten pro
Jahr:
Jahr |
Lizenzkauf / Jahr |
Wartung / Jahr |
Dienstleistung |
Gesamtkosten |
2022 |
33.038,86 € |
4.757,60 € |
113.050,00 € |
150.846,46 € |
2023 |
14.548,25 € |
11.042,44 € |
80.000,00 € |
105.590,69 € |
2024 |
14.548,25 € |
11.042,44 € |
54.874,60 € |
80.465,29 € |
2025 |
14.548,25 € |
11.042,44 € |
|
25.590,69 € |
Anwesend: 12
Abstimmung:
Ja-Stimmen: 12
Nein-Stimmen: 0